e-Defter Uygulamasında Dikkat Edilmesi Gereken Konular

e-Defter Uygulamasında Dikkat Edilmesi Gereken Konular

GİB Uygulama Klavuzundan (16/04/2015) 
 Uygulamada bazı işlemlerin/belgelerin muhasebe kayıt şekilleri göz önünde bulundurularak, söz konusu işlem ya da belgelerin e-Deftere aktarılmasında ki kolaylıklarla ilgili açıklamalar eklenmiştir. Ancak bu kolaylıkların, e-Defter uygulamasına geçiş aşamasında sağlanan hususlar olduğu dikkate alınmalıdır. Ayrıca açıklanan belge/işlemlerin dışındaki diğer tüm belgelerin, elektronik defter uygulamasında esas olan, her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesidir. Uygulamanın gelecek adımlarında XBRL taksonomisinde yapılacak güncellemeler ile yeni XML alanları oluşturulacağı göz önüne alınarak, uygulamada esas olan kayıt şekline uyum sağlanması için geçiş aşamasında kullanıcılar tarafından kendi bilgi işlem sistemlerinde gerekli çalışmaların yapılması, kullanıcılar açısından uygulamadaki zorunluluklara adaptasyonu kolaylaştıracaktır.
Kurum Tanımlayıcısı (Unvanı) (organizationIdentifier) Unvan ticaret sicil gazetesinde yer aldığı biçimde kısaltma yapılmaksızın eksiksiz biçimde yazılacaktır.
Şubeli defter oluşturulmak istendiğinde bu etiket çoklanmalıdır. Sırasıyla kurum unvanı, şube ismi, şube no şeklinde etiketler oluşturulmalıdır. (bkz. Örnek kutucuğu)
İşletme Tanımlaması (businessDescription) İşletmenin faaliyet konusunu gösteren “NACE” kodu yazılacaktır.

SM/SMMM/YMM Adı (accountantName) SM/SMMM veya YMM bir işletme için defter oluşturuyorsa, bu durumda SM/SMMM veya YMM’ye ait unvan ve ad-soyadı yazılacaktır. Eğer defterler işletme bünyesinde tutuluyorsa, bu alana işletmenin muhasebe bölüm yetkilisinin unvanı ve adı-soyadı yazılacaktır.
SM/SMMM/YMM Sözleşme Tipi Açıklaması (accountantEngagementTypeDescription) SM/SMMM veya YMM bir işletme için defter oluşturuyorsa, bu durumda SM/SMMM veya YMM ile yapılan sözleşmeye ait Sözleşme açıklaması, Sözleşme çeşidi, Sözleşme tarihi ve numarası yazılacaktır.

Eğer defterler işletme bünyesinde tutuluyorsa bu alana tire(-) işareti yazılacaktır. Çünkü Sözleşme Tipi Açıklaması, şematron kontrollerine göre boş geçilmemesi gereken bir alandır.
Girişi Yapan Kişi (EnteredBy) Bu alana kişi adı yerine, kullanılan otomasyon sistem tanımlamaları da yazılabilir. Ancak herhangi bir durumda arka planda asıl kaydı yapan kişi bilgisinin de yetkililere detaylı olarak verilme konusunda kullanıcılar sorumlu olacaktır.
Kayıt Tarihi (enteredDate) Yevmiye tarihi, muhasebe kaydının yapıldığı günün tarihini ifade etmektedir. Yevmiye tarihi ile söz konusu muhasebe kaydına esas belge üzerinde yer alan tarihler (bkz. documentdate) aynı olmak zorunda değildir. Belgelerin muhasebe kaydının yapılması ile ilgili süreler Vergi Usul Kanununda belirlenmiş olup, bu sürelere uyulması zorunludur.
Kayıt Tanıtıcısı (entryNumber) Bilindiği üzere muhasebe kaydı yapılan programlarda her kayıt kendine has bir numara almaktadır. Bu numara e-Defter uygulamasında “muhasebe fiş numarası (entrynumber)” etiketi ile tanımlanmaktadır.
Ayrıca yevmiye defterinde, yevmiye madde numarası yer almaktadır (bkz. Entrynumbercounter). Muhasebe fiş numarası ile yevmiye madde numarasının aynı olma zorunluluğu bulunmamaktadır.
Yazılımcılar tarafından dikkat edilmesi gereken husus: yevmiye xml yapısında entrynumber (muhasebe fiş numarası) alanı ile documentreference (Belge Referansı) alanı aynı olmalıdır.
 
Belge Tipi (documentType)
Muhasebe kaydına esas teşkil eden belgenin tipini gösteren alandır. XBRL GL muhasebe işlemlerini tanımlamakta farklı muhasebe sistemlerinin kayıtlarını tek bir standartta hazırlanmasını sağlayarak veri aktarımını kolaylaştırmakta, finansal raporların dayanağını oluşturan muhasebe kayıtlarını şeffaf, kolay anlaşılır ve analiz yapılabilir hale getirmektedir. Bu amaçla yapılacak olan muhasebe kayıtlarında kaynak belgeye ait detay bilgileri, e-Defter uygulamasında istenilmektedir.
Ayrıca 19 Aralık 2012 tarih ve 28502 Sayılı Resmi gazetede yayımlanan ‘Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
a) Madde sıra numarası,
b) Tarih,
c) Borçlu hesap,
ç) Alacaklı hesap,
d) Tutar,
e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.” hükmü bulunmaktadır.
Dolayısıyla elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. e-Defter uygulamasında kullanılan standartların gereği olarak belge bilgisine ilişkin detaylar elektronik defterlerde gösterilmelidir. Uygulamada yer alan bazı belge tiplerinin elektronik defter uygulamasında, nasıl kullanılacağına dair detaylı bilgi aşağıda açıklanmıştır. Bu açıklamalar uygulamada yapılan işlemlerin e-Defter uygulamasına nasıl uyumlu hale getirileceğine ilişkindir. Eğer aşağıdaki açıklamalarla alakalı Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu vb. kanunlarda uygulamaya ilişkin farklı bir hüküm var ise bu hükümlerin uygulanacağı tabiidir. Bu belge tipi elemanına ilişkin dikkat edilmesi gereken husus, aşağıdaki tablonun “Dikkat” satırında verilmiştir.
Belge Tipi Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanıyorsa, mutlaka documenttype (belge tipi) alanının kullanılması gerekmektedir (bkz. Tablo 1). Ancak muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa documenttype(belge tipi) alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır. Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge türü, tarihi (documentdate) veya numarası (documentnumber) gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir.
 
Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem Tablo 1’de sayılan belge tiplerinden birine dayanıyorsa, bu durumda belge tipi tanımlaması bu tablo da belirtildiği şekilde yapılmalıdır. Örneğin fatura girişlerinde kullanılması gereken belge tipi “invoice” olacaktır. Ancak Fatura yerine geçen belgeler için “invoice” belge tipi kullanılamaz. Örneğin Serbest meslek makbuzu, fatura yerine geçen bir belge olmasına rağmen, elektronik defterde “invoice” olarak değil; “other” belge tipinde gösterilmelidir. Açıklama kısmında ise “serbest meslek makbuzu” olarak tanımlanmalıdır.
Tablo 1’de sayılan ilk yedi belge tipinin dışında muhasebe kaydına esas teşkil eden belgeler için “other” belge tipi kullanılır ve bu belgenin ne olduğuna dair açıklaması yapılır. Belge açıklama alanı, e-Defter xml alanlarında “documenttypedescription” alanına karşılık gelmektedir. Bu alan serbest metin olarak giriş yapılan bir alandır. Ancak belge açıklama alanına yapılan işlemin adı değil, doğrudan kayda esas belgenin adı yazılmalıdır. Örneğin, ücret bordrosu, teminat mektubu, sigorta poliçesi, dekont vb. belgeler “other(diğer)” olarak tanımlanabilecek belgelerdir. Ancak havale, eft, ödeme vb. işlem adları kayda esas belge olarak belge açıklaması alanına yazılmamalıdır.
 

Faturaya kaydına istinaden açıklama
Bilindiği üzere e-Defter uygulamasında faturalar, “18. Belge Tipi” başlığında açıklandığı gibi her bir fatura ayrı bir yevmiye maddesinde olacak şekilde kaydedilmelidir. Ancak e-Arşiv kullanıcısı olmak şartıyla abonelik esasına göre çalışan firmalar ve kargo şirketleri e-Arşiv kapsamında düzenledikleri ve Gelir İdaresi Başkanlığına ilettikleri “e-Arşiv Raporu”nu bir yevmiye maddesinde kaydedebilirler. Bu kayıtta belge tipi “other”, belge açıklaması “e-Arşiv Raporu” olacaktır ve bu raporun numarası ve tarih bilgisinin de yevmiye maddesinde gösterilmesi zorunludur. Ancak düzenlenen ve e-Arşiv raporu olarak Başkanlığa iletilen faturalar haricindeki, diğer faturaların mutlaka “18. Belge Tipi” başlığında açıklandığı şekilde kaydedilmesi zorunludur.
 

Banka İşlemlerine istinaden açıklama
Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “dekont” olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir.
Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir.
 

Masraf listesine istinaden açıklama
Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır. Örneğin, personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü “invoice” yani fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir.
Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, tablo 1’de sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
 

Z raporuna istinaden açıklama
Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Z Raporu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu Z Raporu’nun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak gün içinde yapılan satışlarda Z Raporunun üzerinde yer alan ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılmalıdır. Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir.

Eğer Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması yapılamıyorsa, Z raporunda yer alan satış ve KDV’nin hepsi ödeme yöntemi belirtilmeden bir yevmiye maddesinde yazılıp, bu yevmiye maddesinde belge tipi “other” ve belge açıklaması “ Z raporu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu Z raporunun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu yevmiye kaydında tercih edilen aracı bir hesaba toplam satış ve KDV kaydı yapılır. Daha sonra Z raporunda yer alan ödeme yöntemlerine göre, yapılacak diğer yevmiye kayıtlarında aracı hesapta yer alan tutar, ödeme yöntemine isabet eden tutar ilgili hesaba kaydedilir. Bu kayıtta belge tipi “other” ve belge açıklaması “ Z raporu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu Z raporunun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ödeme şekli olarak da nakit ise nakit, kredi kartı ise kredi kartı olarak belirtilir.
 

Çek bordrosuna istinaden açıklama
e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
 

Senet bordrosuna istinaden açıklama
e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Senet bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu senet bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır. Bu senet bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
 

Ücret Bordrosuna istinaden açıklama
Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi “other” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak Ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır. Ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
 

Serbest Meslek Makbuzuna istinaden açıklama
Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz (receipt) ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi “other” ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.
Yevmiye Madde Numarası (entryNumberCounter) Yevmiye madde numarası yevmiye defterinde olması gereken ve hesap dönemi başında 1’den başlatılan ve hesap döneminin sonuna kadar müteselsil devam eden bir sıra numarasıdır. Bu numara her yevmiye defteri parçasında müteselsil ilerlemelidir.

Örneğin, 1 Ocak- 31 Aralık hesap dönemini kullanan bir mükellefin Ocak ayına ait en son defter parçasında yevmiye madde numarası 100 de bittiyse, Şubat ayının ilk parçası 101 yevmiye madde numarasından başlatılmalıdır.
Hesap dönem içerisinde e-Defter uygulamasına yapılan geçişlerde de bilindiği üzere geçiş tarihinden itibaren 1 aylık süre içerisinde kağıt defterin kapanış tasdikinin yapılması gerekmektedir. Dolayısıyla kapanış tasdiki yapılan kağıt defterin yevmiye maddesi devam etmeyeceğinden, hesap dönemi içerisinde oluşturulacak ilk elektronik defterde yevmiye madde numarası 1’den başlatılmalıdır.
Satır Numarası (lineNumber) Satır numarası yevmiye defterinde olması gereken ve hesap dönemi başında 1’den başlatılan ve hesap döneminin sonuna kadar müteselsil devam eden bir sıra numarasıdır. Bu numara her yevmiye defteri parçasında müteselsil ilerlemelidir.
Şematronda bu müteselsilliği sağlayan kural sadece bir defter parçası içerisindeki müteselsillik kontrolüdür. Yazılımcıların dikkat etmesi gereken hesap dönemi içerisinde oluşturulan her bir defter parçası arasında da bu müteselsilliğin devam ettirilmesi kontrolünü yapılmasıdır.
Hesap dönem içerisinde e-Defter uygulamasına yapılan geçişlerde, oluşturulacak ilk elektronik defterde satır numarası 1’den başlatılmalıdır.
Belge Tipi Tanımlaması (documentTypeDescription) Belge tipi alanına “other” yazılmış ise belgeye ilişkin tür bilgisi yazılacaktır.
Bu alan serbest metin olarak giriş yapılan bir alandır. Ancak açıklama alanına yapılan işlemin adı değil, doğrudan kayda esas belgenin adı yazılmalıdır. Örneğin, ücret bordrosu, teminat mektubu, sigorta poliçesi, dekont vb. belgeler “other(diğer)” olarak tanımlanabilecek belgeler bu açıklama alanına yazılabilir ifadelerdir. Ancak havale, eft, ödeme vb. işlem adları kayda esas belge olarak bu açıklama alanına yazılmamalıdır. Eğer yapılan işlemle ilgili açıklama girilmek isteniyorsa “entrycomment” alanı, XBRL’de kayıt açıklamasına tekabül etmektedir
Belge Numarası (documentNumber) Yevmiye maddesine kaynak teşkil eden belgenin numarasını gösteren elemandır.
Kayda esas teşkil eden belgenin üzerinde yer alan numara bu alana yazılmalıdır. Belge numarası alanına matbu belgenin üzerinde yer alan numara yazılmalıdır. Eğer matbu belge üzerinde numara yer almıyorsa kayda esas teşkil eden belgeye firma tarafından verilen müteselsil numara yazılmalıdır.
Elektronik fatura kullanıcıları bu alana elektronik faturanın ETTN numarasını değil, fatura ID’sini girmelidir.
Belge Tarihi (documentDate) Yevmiye maddesine kaynak teşkil eden belgenin tarihini gösteren elemandır.
Muhasebe programların kaydın yapıldığı tarih ile belge üzerindeki tarih aynı olmak zorunda değildir. Kayıt için yasal süreler dikkate alınmalıdır. Ayrıca ibraz edilecek belgenin tarihi ne ise defterde documentdate alanına aktarılması gereken belgenin üzerindeki tarihtir.
Ödeme Yöntemi (paymentMethod) Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa bu alan kullanılmalıdır. Bu alana sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılmalıdır. Örneğin, nakit, banka, kredi kartı, çek, senet.
Orijinal Döviz Kuru Tarihi (amountOriginalExchangeRateDate) Kayda dayanak teşkil eden işlem defterin tutulduğu para biriminden farklı ise bu alana işlemin deftere kaydedilirken kullanılan döviz kurunun tarihi yazılmalıdır. Kayda dayanak teşkil eden işlem defterin tutulduğu para biriminden ise bu alan kullanılmamalıdır.
Orijinal Para Birimi Miktarı (amountOriginalAmount) Yabancı para birim miktarı yazılacaktır. amountOriginalCurrency alanına yazılan para birimi cinsinden kayda dayanak teşkil eden işlemin parasal değeri yazılmalıdır.
Orijinal Para Birimi (amountOriginalCurrency) Kayda esas yapılan yabancı para işleminin hangi para birimi cinsinden olduğunu göstermek için kullanılır.kullanılacaktır.
Yabancı para biriminin kodu yazılacaktır. ISO 4217 kodlaması kullanılacaktır. Kayda dayanak teşkil eden işlem defterin tutulduğu para biriminden farklı ise bu alana ilgili para birimi yazılmalıdır. defaultCurrency alanına yazılan para birimi ile bu alana yazılan para birimi bir birinden farklı olmalıdır.
Orijinal Döviz Kuru (amountOriginalExchangeRate) Defterin tutulduğu para birimi (amountcurrency) ile muhasebe kaydına esas teşkil eden yabancı para işleminin para birimi arasındaki döviz kuru yazılmalıdır.
Orijinal Döviz Kuru Kaynağı (amountOriginalExchangeRateSource) Kaynak döviz kurunu belirleyen otorite veya işlem bilgisi girilmelidir. Örneğin, Merkez Bankası Kurları, Spot oran, Forward sözleşmesi vb.
Orijinal Döviz Kuru Açıklaması (amountOriginalExchangeRateComment) İşlemlerde kullanılan döviz kuruna ilişkin açıklamaların girilebileceği alandır. Örneğin 18/03/2015 tarihli Merkez Bankası Döviz Efektif Satış Kuru
 
LOGO
1 Kontrol Tipi=İşyeri Bazında'  seçilmesi durumunda aynı Vergi Numarasına sahip olp farklı yerlerde şubeleri bulunan işletmeler GİB'den gerekli izinleri aldıktan sonra şube bazlı e-defter beyan edilebilmektedir.
2 Sistem işletmenindeki Firma, Müşavir,e-defter, Zaman Damgası  Bilgilerin kontrolü
3 Sistem işletmenindeki Kullanıcı Bilgilerin kontrolü
4 Ticari Sistem Yönetiminde e-defter parametrelerinin kontrolü
5 Sadece Kebir düzeyinde çalışmış hesaplar var mı?
6 Fişlerde Alt hesabı seçilmemiş satırlar var mı?
7 Hatalı Muhasebe Fişleri kontrolü (Fişi olup satırı olmayan, satırı olup fişi olmayan kayıtlar)
8 Hatalı Muhasebe Fiş Toplamlarının kontrolü
9 Muhasebeleşmiş görünen (M işaretli) Ticari İşlemlerin kontrolü
10 Muhasebe Entegrasyonu  ile gelmiş görünen Muhasebe Fişlerinin kontrolü
11 Muhasebeleştirildikten sonra değiştirilmiş kayıtların kontrolü
12 Ticari İşlem Grubuna göre muhasebeleşen faturaların türlerine göre kontrolü
13 Toplam Muhasebeleşen Ticari İşlem Sayısının türlerine göre listelenmesi ve Muhasebe fiş sayısı
14 Aylık Fiş Sayısı, Son Yemivye madde numarası ve Son Yevmiye Madde Satır numarası
15 Ticariden entegrasyonla gelen kaydın tutar ve ID Tutarının (GIB Uygulama Klavuzunda (v.1.1)  Yabancı Para Kullanımı) ilgili muhasebe fişideki tutarlarla karşılaştırılması (ROUNDF)
16 Fatura modülünden girilmiş fatura dışında girilmiş (serbest meslek makbuzu vb.) kayıtlar için  e-defter Belge Detayının manuel girilip muhasebeleştirldiğinden emin olunmalı
17 Faturaların ID bilgisi girilmiş TL faturaların
18 TL karşılığı Borçlandırılan veya Alacaklandırılan bir faturanın Detay bilgisinde işlem dövizi seçilmiş olması durumunda muhasebe fişi TL, Genel İşşlme Döviz, Satırlar İşlem Dövizi veya Fiyatlandırma dövizi seçilmiş faturanın Detayda ID seçilip dövizlii borç/Alacak oluşturulması durumunda ilggili muhasebe fişi de ID bilgisi ile muhasebeleşecektir. Bu nedenle Faturaların karşılıklı olarak TL ve ID tutarları muhasebe fişinden de kontrolü sağlanmalıdır
19 Masraf Merkezi, Proje kodu, Özel Kodu, Yetki Kodu, Dağıtım Anahtarları seçilmemiş kayıtların kontrolü
20 Muhasebe Hesap Planında Dövizli hesapların Döviz türleri ve kur türü doğru seçilmişmi
21 Satış / Satınalma faturaları e-Defter belge numarasına atanacak değer parametreleri Fatura No / Belge No alanından mı alınacağı belirtilmeli. Belge numarasından alınacak ise muhakkak ilgili faturalarda Belge numarası alanı doldurulmalı.
Not: Parametre belge numarası olarak seçilmiş ve ilgili faturada belge numarası girilmemiş ise muhasebe fişine belge detayı aktarılmamaktadır.
22 Kayıtların muhasebeleştirilme şekline göre belge detaylarının muhasebe fişlerine taşıma yöntemleri;
- Kayıtlar birebir muhasebeleştirilmiş ise ilgili fişlere ait belge detayları otomatik olarak muhasebe fişlerine aktarılmaktadır ve f9-Belge detayında görülebilmektedir (2.29.00 Versiyon)
23 Toplu muhasebeleştirme ile birden fazla kayıt tek bir muhasebe fişine taşınmış ve muhasebeleştirme sırasında satır birleştirme yapılmamış ise oluşan muhasebe fişinde satır bazlı belge detayı oluşturulmakta , oluşan mahsup fişinin satırlarında satır belge detayı alanları eklenip muhasebeleşen fişlere ait belge bilgileri bu satırlara otomatik getirilmektedir. (2.29.00 Versiyon)
24 Satış ve satınalma faturaları muhasebeleştirildiğinde belge detayları otomatik muhasebe fişine aktarılmaktadır. e-Fatura ve Matbu faturalar dışındaki fatura yerine geçen belgeler (Yazar Kasa Fişi, Perakende Satış Fişi, diğer Matbu belgeler) Satınalma modülü “Alınan Hizmet Faturası” seçeneğinden girildiği için e-Defter üzerinde “Document Type” bilgisi “invoice” olarak oluşmaktadır. Bu tür belgelerin e-Defter’e belge tipinin kullanıcı tarafından belirlenebilmesi için Satınalma,Satış,İthalat ve İhracat faturalarında F9 menüye “e-Defter Belge Detayı” eklendi. Buradaki belge türü bilgisine:Makbuz ve diğer seçenekleri eklenmiş olup yapılan seçime göre Muhasebeleştirme sırasında bu bilgiler kullanılarak belge detayı oluşturulmaktadır. (2.29.00 Versiyon)
25 Manuel eklenen muhasebe fişlerinde de ilgili muhasebe fişine ait sadece bir belge bildirilecek ise ilgili fiş içerisindeki F9-Belge detayı alanından ilgili belge bilgisi girilebilmektedir.
26 Manuel eklenen muhasebe fişinde birden fazla fiş beyan edilecekse muhasebe fişi başlık alanında Satır Bazlı Belge Detayı kutucuğu işaretlenip fiş satırlarındaki belge detayı alanları doldurularak belgeler bildirilebilmektedir.
27 Kayıtlar birebir muhasebeleştirme ile oluştuğunda oluşan muhasebe fişindeki belge detayı alanı
modül bazında aşağıdaki formatta oluşturulmaktadır;  Listeye erişmek için tıklayınız...
 

Logo Ürünlerinde Muhasebe Kuralları Açısından Dikkat Edilmesi Gereken Konular;
1 e-Defter oluşturulmadan önce ilgili ay için yevmiye madde numaralama işlemi yapılmalıdır.
2 Birebir muhasebeleştirme en uygun yöntemdir, yapılamaması durumunda, muhasebe fişleri
içerisindeki F9 menüye eklenen “Belge Detayı” alanları doldurulmalıdır.
3 Not:
Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığından 19/12/2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 6. maddesinde Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları yazılmalıdır
denilmektedir. Bu hükme göre muhasebe kaydına teşkil eden bir belge varsa belge türü seçilerek belge tarihi ve numarasının yazılması gerekmektedir.
4 Muhasebeleştirilen fişlerle muhasebe fişi referansları koparılmamalıdır.
5 Muhasebeleştirilme işlemi sırasında satır birleştirme yapılması önerilmemektedir.
6 e-Defter dosyalarının oluşacağı kataloğa yetki verilmelidir.
7 Defter dosyaları aylık hazırlanıp her iki Yevmiye ve Büyük Defter dosyaları oluşturulduktan ve imzalandıktan sonra sırası ile arka arkaya gönderilmeli.
8 e-Defter oluşturulduktan sonra, oluşan dosyada eksik bilgiler olması durumunda program tarafından verilen uyarılar loglanır ve rapor halinde Kullanıcı İzleme Raporunda listelenmektedir, bu kayıtlar dikkate alınmalı ve tamamı düzeltilmelidir.
9 Elle girilen muhasebe fişlerinin kaynak belge detaylarında bulunan “Ödeme Tipi” alanı her belge için doldurulmak zorunda değildir. Belge bir ödeme işlemini içeriyorsa doldurulmalıdır. 100-101-102-103 vs. gibi hesapların bulunması durumunda muhakkak doldurulmalı.
10 Oluşturulacak defter boyutları görüntülemede sorun yaşamamak için 70 Mb olarak belirtilebilir.
11 Defter dosyalarının imzalama aşamasında mali mühür veya elektronik sertifika imzalamanın
yapılacağı makinede bulunmalı.
12 GİB'e yükleme sırasında bağlantı hatası alınırsa, e-Defter beratı zaman damgalı olarak imzalanmalı
ve saklanmalı.
 

Sıkça Sorulan Sorular;
1 Personel ve şirket masraflarını içeren kayıtlar tek bir mahsup fişi içerisinde toplanabilmektedir. Bu durumda masraf fişlerinin ayrıntılarını gösterir şekilde bir icmal listesinde toplayarak bu listeye bir tarih ve numara verip (firma kaşeli ve imzalı ya da elektronik imzalı halde saklanmak koşulu ile) oluşturulan muhasebe fişindeki F9 belge detayında belge türü diğer seçilerek kayıt yapılabilir.
2 Belgeye dayanmayan kayıtlar (Amortisman kaydı, Virman) tek tek muhasebeleştirileceği gibi toplu olarak muhasebeleştirilip oluşan muhasebe fişinde belge tipi alanı boş geçilerek, bu fişe ait belge yoktur seçeneği işaretlenerek kaydedilebilir
3 E-defter uygulamasında fatura kayıtları, belge türü fatura seçerek belge numarası ve belge tarihi girilerek kayıt edilmesi zorunludur. Belge tarihi ve numarası girileceğinden birden fazla faturanın aynı yevmiye maddesine kayıt edilmesi mümkün değildir.
4 E-Defter uygulamasında önceki aylara ait kâğıt defterlerin devir bilgisinin yazıldığı bir alan bulunmamaktadır. E-Defter uygulamasında her defter parçası kendi içinde tutar bilgisi bulunmakta olup bir sonraki defter parçasına devir olarak aktarılmaz.
5 Girilen muhasebe fişi ,fatura, çek, senet, makbuz, navlun, satıcı sipariş belgesi, müşteri sipariş belgesi gibi belge türü haricinde bir belgeye dayanıyorsa belge türü diğer seçilerek belge açıklaması alanına belgenin ismi yazıp belge tarihi ve numarası yazılmalıdır. Eğer belge üzerinde matbu bir tarih ve numara yoksa firma bu belgeye bir tarih numara vererek kayıt yapabilir.

Sisteme yüklenen yevmiye ve büyük defter bilgilerinde yada rakamlarda hata varsa 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğin 7-a maddesinde yazan hükme göre, dilekçe ile GİB Başkanlığına başvurmanız gerekmektedir. Başkanlık tarafından yapılacak değerlendirmede sonucu uygun bulunursa gerekli işlem yapılıp mükellefe bilgi verilmektedir.
6 Şirket çalışanlarının yurtiçi ve yurtdışında yapmış olduğu masraflar ile ilgili kayıtlar birebir ya da toplu olarak muhasebeleştirilip oluşturulan muhasebe fişinde belge türü diğer seçilip Masraf Formu adı altında şirket kaşe ve imzası ile fişlerin eklendiği bir formun saklanması koşulu ile kayıt yapılabilir.
7 Banka dekontları ayrı ayrı ya da toplu olarak muhasebeleştirilip belge türü diğer ve belge açıklaması “dekont” yazılarak kaydedilebilir.
8 Oluşturulan defterin beratı alındıktan sonra GİB Başkanlığında test amacıyla yükleyebileceğiniz bir sistem bulunmamaktadır, sadece yazılım onayı alan firmaların test işlemlerini yapabilecekleri bir ortam
sunulmuştur.
9 Aynı çek/senet bordrosu içerisindeki çek/senet kayıtları tek bir muhasebe fişine aktarılabilmektedir.
Bu durumda birden fazla çekin ayrıntılı bilgilerini çek bordrosuna yazıp bu bordroyu firma imzalayıp kaşeleyip saklamak kaydıyla belge türü çek ya da diğer yazılarak belge açıklaması Çek Bordrosu yazılarak tarih ve numara yazarak kayıt edilebilir.
10 Gider pusulası ile ilgili girilen kayıtlarda belge tipi “diğer “yazılıp belge açıklamasının yanı sıra; belge numarası ve belge tarihini de yazılması gerekmektedir. Yani gider pusulasının tarihini ve numarasını da yazılmalıdır.
11 Yazar kasa üzerinden alınan gün sonu alınan Z Raporunu ile ilgili fişler belge türü diğer yazılarak belge açıklaması alanına Z Raporu yazılarak bu raporun tarih ve numarasını yazarak kayıt edilebilir.
Bu durumda düzenlenen yazar kasa fişlerini bir icmal listesinde ayrıntıları gösterilmek şartı ile ve bu icmal listesinin firma tarafından kaşeli imzalı saklanması gerekmektedir.
12 Firmaya düzenlenen yazar kasa fişlerinde ise bir icmal listesinde ayrıntıları gösterilmek şartı ile ve bu icmal listesinin firma tarafından kaşeli imzalı saklanması şartı ile belge türü diğer yazılarak belge açıklaması alanına İcmal Listesi yazılarak bu listenin tarih ve numarasını yazarak tek bir muhasebe fişinde birleştirilebilir.
13 Muhasebe kaydında bir belge varsa belge türü (DOCUMENTTYPE) alanının doldurulması
zorunludur. Var olan belge türleri arasında saydığımız fatura, çek, senet, müşteri sipariş belgesi, satıcı sipariş belgesi, navlun haricinde bir belge ise belge türü (DOCUMENTTYPE) alanına diğer (OTHER) yazılması durumunda belge açıklaması (DOCUMENTTYPEDESCRIPTION) alanının doldurulması zorunludur. Belge türü fatura, çek ve diğer olması durumda ise belge numarası (DOCUMENTNUMBER), belge tarihi (DOCUMENTDATE) alanlarının doldurulması zorunludur. İlgili belge bir ödeme kaydı ise ödeme şekli ( PAYMENTMETHOD) alanının doldurulması zorunludur.
DETAILCOMMENT alanı ise zorunlu değildir.
 

Dikkat Edilmesi Gereken Diğer Noktalar;
1 e-Defter olarak oluşturulan dosyalar, www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olmalıdır.
2 e-Fatura için kullanılan mali mühür e-defter uygulamasında da kullanılabilmektedir.
3 e-Defter uygulamasında Zaman Damgası kullanımı zorunlu olmayıp isteğe bağlı olarak kullanılabilir
4 e-Defter uygulamasında Zaman Damgası kullanılacak ise son yapılan değişiklikler ile birlikte TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi ’nden yada herhangi bir imza kuruluşundan zaman damgası temin edilebilmektedir.
5 e-Defterler aylık dönemler itibarıyla oluşturulmalı ve saklanmalıdır.
6 e-Defter uygulamasında önceki aylara ait kağıt defterlerin devir bilgisinin yazıldığı bir alan bulunmamakta olup e-Defter uygulamasında her defter parçası kendi içinde tutar bilgisi bulunmakta ve bir sonraki defter parçasına devir olarak aktarılmamaktadır.
7 e-Defter uygulamasına hesap dönemi içinde geçildi ise ilk e-defterin yevmiye madde numarası 1 den başlamalı. Önceki dönemlerin (kağıt defterin) kapanış tasdiki yapıldığı için kapanışı yapılan defterin numarası devam etmemelidir.
8 İlgili aylara ait e-Defter kayıtları GİB’e gönderim sonrasında e-Defter browserından silinmemeli (Bu kayıtların silinmesi e-Defter için otomatik verilen kontrol numarasında sıkıntı yaşanmasına ve hatalı kayıt oluşturulmasına neden olabilir)
9 Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.
10 Uygun yazılıma sahip mükellefler,01/01/2015 tarihinden itibaren elektronik defter tutmaya başlayabilirler
11 Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 01/01/2015 tarihinden itibaren elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir.
12 Özel hesap dönemine tabi olanların 01/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir.
13 Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar
14 Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.
15 Defterler GİB sayfasına (edefter.gov.tr) sıralı yüklenmelidir.
16 GİB sayfasına sadece imzalı berat dosyası yüklenmelidir.
17 Berat, Yevmiye ve Kebir dosyalarının bulunduğu klasörün yedeğinin alınması,
18 Berat, Yevmiye ve Kebir dosyalarının entegratöre yüklenmesi
19 Berat alımından sonra Databaselerin yedeğinin alınması